Google Sheets: como usar as planilhas para criar filtros mais segmentados para suas automatizações

A Pluga funciona na lógica de: “Quando algo acontecer na Ferramenta A, executar alguma outra coisa na Ferramenta B”. 

Pode ser, por exemplo, que todo pagamento aprovado no seu meio de pagamento (exemplo: PagSeguro) crie uma linha em uma planilha.

Ou que toda negociação ganha no seu CRM (exemplo: Pipedrive) crie um pedido de venda no seu ERP (exemplo: Conta Azul). 

Mas e se você precisasse de algo mais segmentado? Por exemplo, se “X” acontecer na Ferramenta A, fazer isso; mas se “Y” acontecer nessa mesma ferramenta, fazer algo diferente?

Vou seguir com um exemplo para ilustrar a ideia. Vamos supor que você queira enviar um e-mail para todos que preencherem um formulário de pesquisa.

O seu formulário tem uma série de perguntas, como: “Nome”, “E-mail” e “Bolo preferido".

E você quer, de acordo com a resposta do campo “Bolo preferido”, enviar um e-mail diferente, com um conteúdo diferente. Até porque, convenhamos, quem prefere bolo de chocolate - que é o melhor bolo do mundo! - merece uma atenção especial. 🍰😜

Com base no exemplo acima, nosso fluxo ficaria assim:

fluxo-typeform-sheets-gmail.png

Neste passo a passo, você irá aprender como usar uma planilha do Google para criar segmentações mais avançadas para as suas automatizações.  

IMPORTANTE: Para exemplificar, vamos utilizar o Typeform e o Gmail, mas o passo a passo vale para diversas outras ferramentas.

Vamos, então, ao passo a passo:

[1] Crie uma automatização entre a ferramenta de origem e o Google Sheets

Digamos que temos um formulário (feito no Typeform) que pergunta para uma base de potenciais clientes “Qual é o seu bolo preferido?”. 

Esse campo, que é do tipo múltipla escolha, tem 2 opções: bolo de amendoim ou bolo de chocolate

Vamos usar a planilha para capturar todas as respostas e filtrar, em páginas diferentes, as respostas de quem prefere bolo de chocolate e outra página para quem prefere bolo de amendoim.

E, a partir desse filtro, disparar um e-mail com um conteúdo segmentado para cada um. \o/

Como queremos levar as informações do Typeform para a planilha, vamos usar a seguinte automatização:

auto-type-sheets.png

Importante! ☝ Quando tiver criando a automatização, não esqueça de mapear as colunas de acordo com as informações que você quer levar para a sua ferramenta de destino.

Após ter criado a automatização, você notará que quando os eventos acontecem na Pluga (ou seja, quando o formulário é respondido e os dados são enviados para a planilha com sucesso), todas as informações pré-definidas por você caem na mesma página da planilha. Veja no exemplo:

planilha-dados.png

Essa primeira página, que contém todas as informações do formulário, vai servir como uma “página base”. É a partir dela que iremos enviar para as outras páginas as informações das linhas que atenderem a uma determinada condição.

Para isso, você vai precisar criar uma página para cada opção de “segmentação”. E recomendamos que você defina um nome para cada uma delas de forma bastante descritiva.

No nosso exemplo, que você poderá ver abaixo, a página que contém todas as informações é a página Original. Já a página que contém apenas as informações de quem prefere bolo de chocolate é a Chocolate; e a página que contém apenas as informações de quem prefere bolo de amendoim é a Amendoim. Veja no print:

planilha-p_ginas.png

[2] Filtre e envie os dados de uma página da planilha para outra

No nosso exemplo, queremos filtrar as respostas pelo sabor escolhido. Como há 2 sabores, será necessário criar duas novas páginas.

Na nova página, você deverá copiar e colar o cabeçalho da página Original e usar a célula A2 para escrever a fórmula abaixo.

Há maneiras mais complexas [e completas] de realizar essa filtragem, como a função QUERY, mas para os fins deste tutorial vamos nos ater à função FILTER:

chocolate-filter.png

Calma! Parece confuso, mas eu vou explicar direitinho. 

A função FILTER do Google Sheets funciona da seguinte maneira:

=filter(intervalo;condição1;[condição2;...])

Você pode, inclusive, ter mais de uma condição de filtragem. No nosso exemplo, como queremos filtrar apenas pelo sabor do bolo, vamos usar apenas a condição1.

a. Como escrever o intervalo corretamente

É importante ressaltar que as fórmulas do Google Sheets precisam seguir algumas regras para que funcionem corretamente.

Quando você quer fazer referências a outras páginas na mesma planilha, o nome dessa página deve vir seguido de um ponto de exclamação e só então você deve inserir o intervalo desejado.

DICA: use aspas simples (‘) se o nome da página original contiver espaços.

Como queremos capturar as 5 primeiras colunas a partir da segunda linha, usamos o argumento Original!A2:E. Não usamos um número de linha após o E para demonstrar que queremos capturar todas as linhas: da segunda em diante.

b. Como escrever a condição corretamente

Assim como no item anterior, nossa condição também vai ser buscada na página original. Por isso, usaremos novamente o nome da página Original seguido de um ponto de exclamação.

Como queremos buscar essa condição na coluna D, teremos, então, a fórmula completa:

=filter(Original!A2:E;Original!D2:D="Chocolate")

Como nossa condição buscada é um texto, ela deve vir entre aspas: "Chocolate".

DICA: você pode usar operações matemáticas como condição. Por exemplo, se você quisesse buscar as vendas acima de R$20, você usaria a seguinte condição: Original!E2:E>20.

[3] Crie uma nova automatização para levar os dados da planilha filtrada para a ferramenta de destino

Muito bom! Agora temos uma planilha com 3 páginas: a aba Original, a Chocolate e a Amendoim

Digamos que você queira enviar um e-mail segmentado de acordo com a resposta no formulário. Para isso, você vai criar 2 automatizações entre a sua planilha e Gmail. 

A diferença entre elas é que uma automatização será alimentada por dados da página Chocolate, enquanto a outra será alimentada por dados da página Amendoim

No nosso exemplo, como queremos levar as informações da planilha para o Gmail, vamos usar a seguinte automatização:

auto-sheets-gmail.png


Você precisará também selecionar a planilha e a página de onde essas informações deverão ser capturadas:

auto-sheets-selecao-pagina.png

A partir daí, é só você realizar a configuração do mapeamento da sua automatização normalmente:

sheets-gmail-mapeamento.png

Prontinho! Agora você tem uma automatização que dispara um e-mail para todos que preencherem um determinado requisito que, para o nosso exemplo, são pessoas que preferem bolo de chocolate. 😃

Agora, é só criar uma nova automatização para quem curte bolo de amendoim e deixar os robôs da Pluga trabalharem para você. 😎

 

Dúvidas?

Caso ainda tenha dúvidas, é só solicitar um atendimento que nosso time de suporte entrará em contato dentro de algumas horas ;)

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